Poste proposé :
1 ASSISTANT ADMINISTRATIF (h/f) (H/F)
Descriptif de l'emploi :
Le Secrétariat Général est un service support de toutes les directions. Il facilite les échanges et aide à la préparation des différentes réunions au sein de la collectivité et plus particulièrement, de celles de l assemblée délibérante. Les principales missions qui seront amenées à être exercées sont les suivantes : MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE : Assistance au Secrétaire Général : - Elaboration et suivi de plannings (réservations de véhicules, de salles de réunions ) de tableaux de bord divers (réponses à des invitations, etc.) - Travaux de bureautique divers (courriers, notes, convocations, création de liens de visioconférence, etc.) - Elaboration de fichiers de données (actualisations des commissions, groupes de travail ) - Réception et transmission des mails de la « Direction Générale » - Enregistrement du courrier en partance - Scan, photocopies, classement de documents - Aide logistique dans la préparation des diverses réunions de l assemblée délibérante : Bureau, Conseil (dématérialisation des délibérations, arrêtés, conventions, décisions ) - Aide dans la constitution des dossiers préparatoires Assurer l accueil physique et téléphonique du public au siège du Grand Guéret : - Accueil des personnes extérieures à la structure intercommunale - Orientation et régulation des appels téléphoniques - Gestion des situations particulières (public difficile ) - Réception et enregistrement du courrier lors de son arrivage (La Poste, Chronopost, transporteurs divers ), ouverture, tri et transmission au responsable du service « Secrétariat Général » - Affranchissement du courrier en partance : recommandés, tarifs normaux, tarifs spéciaux, envois en nombre (mailings) - Mise à jour de documentations et fichiers divers - Missions d appui ponctuelles aux services supports (Communication, RH ) MISSIONS OCCASIONNELLES DU POSTE : En cas d absence du responsable de service : - envoi dans les kbox des dossiers présentés en réunion de Bureau, Conseil Communautaire, etc. (dématérialisation des délibérations, arrêtés ) - Participation aux réunions (Bureau, Conseil ) et établissement des compte-rendus, ou relevés de décisions correspondants (sc/DGS) - Mise en œuvre des outils de communication interne (conception, rédaction) et diffusion de documents d information autour de la vie et de l image de la collectivité, à destination des agents et des élus. Travail en lien avec les services Ressources Humaines et Communication. Prolongation du contrat possible
Vos missions principales :
Accueillir une clientèle Orienter les personnes selon leur demande Réaliser la gestion administrative du courrier Saisir des documents numériques Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
Vos missions secondaires :
Aucune exigence
Compétences attendues :
Outils bureautiques Règles d'affranchissement du courrier Modalités d'accueil
Votre environnement de travail :
Aucune exigence
Vos qualités professionnelles :
Capacité d'adaptation Réactivité Rigueur
Lieu du poste
Code postal : 23000
Ville : Guéret
Type de contrat :
Contrat à durée déterminée
Durée du contrat :
3 Mois
Date de début
Aucune exigence
Gratification
Aucune exigence
Salaire brut en €
Type de rémunération
Aucune exigence
Minimum
Aucune exigence
Maximum
Aucune exigence
Nombre de poste(s) à pourvoir
1
Expérience souhaitée
Aucune exigence
Qualifications demandées :
Aucune exigence